Nachricht zurückziehen
Aus Datenhausmeister
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Warum zurückziehen?
Es soll vorkommen, dass E-Mails irrtümlich abgeschickt wurden. Vielleicht wurde eine Anlage vergessen oder im Text war eine fehlerhafte Angabe. Es soll auch schon vorgekommen sein, dass ein falscher Adressat im An- bzw. im CC-Feld eingetragen wurde. Warum so was passiert, können wir hier nicht erörtern, aus der täglichen Praxis weiß ich, dass es passiert.
Voraussetzungen
Unter zwei Voraussetzungen kann man irrtümlich abgeschickte Nachrichten zurückziehen:
- Der/die Empfänger ist/sind Mitglied des eigenen GroupWise-Systems und
- der Empfänger hat die Nachricht noch nicht gelesen.
Zurückziehen = beim Empfänger löschen
Folgende Handlungen müssen Sie tun, wenn Sie eine Nachricht zurückziehen wollen:
- Gehen Sie in den Ordner Ausgangsnachrichten.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht. Klicken Sie dazu links auf das Symbol oder auf den Text (1) in der ersten Spalte (i.d.R. An-Spalte). Es öffnet sich ein Kontextmenü. Wenn Sie zuweit rechts (ab der zweiten Spalte) klicken, öffnet sich ein anderes Menü.
- Wählen Sie Löschen (2).
- Im folgenden Dialogfenster müssen Sie Löschen aus Empfänger-Mailbox einstellen (1).
- Drücken Sie OK.
Damit wurde der GroupWise-Server angewiesen, die Nachricht zurückzuziehen. Bei einer größeren Anzahl Empfänger kann es einige Sekunden dauern, bis alle Nachrichten zurückgezogen wurden.
- Wenn Sie im Ausgangsordner die betroffene Nachricht öffnen (Doppelklick), können Sie sich über den Erfolg des Zurückziehens vergewissern. Auf der Eigenschaftenseite steht dann Zurückgezogen.
Üben schützt vor Streß
Wie Sie sehen, ist das Zurückziehen mit einigen Fallstricken verbunden. Sie sollten es vor allem in der beschriebenen Situation vermeiden, aus der eigenen Mailbox zu löschen. Falls dies passiert ist, müssen Sie die Nachricht erst aus dem Papierkorb zurückholen und mit dem Zurückziehen nochmal von vorn beginnen.
Wenn Sie der Meinung sind, Sie könnten das Zurückziehen gelegentlich benötigen, dann sollten Sie es vor dem Ernstfall schon mal üben. Wenn der Fall "X" eingetreten ist, haben Sie erfahrungsgemäß keine Zeit, diese Anleitung zu suchen. Und mich telefonisch erreichen: vergessen Sie's!
Wie im realen Leben
Wann Zurückziehen möglich ist, können Sie sich mit einer Analogie zur klassischen Hauspost im Unternehmen anschaulich machen. Wenn Sie ein Schreiben intern verteilt haben, dann ist es möglich, in der Poststelle das Schreiben aus den einzelnen Fächern zurückzuholen - sofern es vom Empfänger noch nicht abgeholt wurde. Wenn Sie ein Schreiben an einen externen Empfänger schicken, so übernimmt das die Post oder ein Kurierdienst. Und wenn der Brief abgeholt wurde, dann gibt es keine Möglichkeit mehr, ihn zurückzuholen.
