Urlaubsbenachrichtigung mit Regeln

Aus Datenhausmeister

Wenn sie in einen Zeitraum vom mehreren Tagen nicht im Büro sind, kann es günstig sein, dass eingehende Nachrichten mit einem Abwesenheitshinweis beantwortet werden. In GroupWise können Sie einen solchen Automatismus bequem und individuell mit Hilfe von Regeln "programmieren".

Neue Regel

Wählen Sie in der Menüleiste das Menü Werkzeuge und dort den Eintrag Regeln. Im sich öffnenden Regel-Fenster wählen Sie Neu....

Geben Sie zunächst im Feld Regelname der neuen Regel einen treffenden Namen, in unserem Beispiel Nicht erreichbar. Als nächstes werden die Bedingungen definiert, wann unsere Regel aktiv werden soll. Dies wird im nächsten Abschnitt beschrieben. Welche Aktionen für unsere Abwesenheitsregel definiert werden sollten, erfahren Sie im übernächsten Abschnitt.

1. Bedingungen definieren

Hiermit definieren Sie, unter welchen Bedingungen die mit Regel verbundenen Aktionen ausgeführt werden sollen. Damit die Regel nicht von Hand am Tag vor der Abwesenheit aktiviert werden muss, legen wir als erstes den Anfangstermin fest. Geben Sie von links nach rechts in den vier Eingabefeldern folgendes ein:

• Zugestellt (1);
• An oder nach Datum (2) (dritter Eintrag von unten, nicht zu verwechseln mit Am oder nach);
• Durch Klicken auf das Kalendersymbol (3) wählen Sie das Startdatum aus;
• wählen Sie im vierten Feld Und (4) aus, um weitere Bedingungen einzugeben, die zusammen mit der ersten Bedingung (Zugestellt ist größer gleich Datum) erfüllt sein müssen.

In der zweiten Bedingungszeile wird der Endtermin der Abwesenheit eingegeben. Wählen Sie dazu von links nach rechts

• Zugestellt (5);
• An oder vor Datum (6) (dritter Eintrag von unten, nicht zu verwechseln mit Am oder vor);
• Durch Klicken auf das Kalendersymbol (7) wählen Sie das Enddatum aus.

Mit OK (8a) beenden Sie die Eingabe der Bedingungen.

Wenn Sie verhindern wollen, dass Newsletter von Ihrer Abwesenheitsregel bearbeitet werden, dann geben Sie weitere Bedingungen ein, indem Sie Neue Gruppe (8b) statt OK wählen. Wählen Sie als Bedingung Betreff enthält nicht Newsletter (Text eingeben). Wenn Sie keine weiteren Bedingungen eingeben wollen, wählen Sie OK. In unseren Beispiel wird neben Newsletter im Betreff auch noch Presseservice von der Behandlung ausgeschlossen.

2. Aktion hinzufügen

Nachdem die Bedingung definiert wurden, müssen jetzt die Aktionen eingegeben werden, die bei erfüllter Bedingung ausgeführt werden sollen. Betätigen Sie links unten im Regelfenster die Schaltfläche Aktion hinzufügen

Als erste Aktion wird Antwort ausgewählt. Zunächst können Sie entscheiden, ob der Originaltext mit in die Antwort einbezogen wird. Nachdem Sie OK drücken, erscheint das Antwortfenster. Geben Sie im Feld Betreff den Text "automatische Antwort" ein. Dieser Text wird in Klammern hinter den Antwort-Betreff gesetzt. Im Feld Mitteilung tragen Sie den Text ein, der den Absender einer Nachricht über Ihre Abwesenheit informiert.

Nachdem Sie OK gedrückt haben, erscheint Antwort als erste Aktion in der Liste der auszuführenden Aktionen.

Als zweite Aktion fügen Sie eine Weiterleitung an Ihre Abwesenheitsvertretung ein. Im Weiterleiten-Fenster füllen Sie zunächst das An-Feld mit der Adresse Ihrer Vertretung aus. Der Text "Vertretung " im Betreff wird an den Weiterleitungs-Betreff in Klammer angefügt. Das Mitteilungsfenster kann leer bleiben.

Nun ist unsere Vertretungsregel fertig, mit betätigen der Schaltfläche Speichern wird sie aktiviert.

In der Regelliste sollten Sie nach Ihrer Abwesenheit die Vertretungsregel deaktivieren oder löschen.

siehe auch Lehrvideo, Kursgruppe GroupWise für Anfänger, Urlaubs-Regel.